Gửi bưu kiện đến Trung Quốc: thứ tự địa chỉ, mã bưu chính và người nhận

Một địa chỉ giao hàng dùng được ở Trung Quốc phải xác định người nhận và điểm giao cụ thể, không chỉ có thành phố và đường. Trước khi gửi bưu kiện, hãy xin người nhận địa chỉ đầy đủ họ thường dùng, gồm tòa nhà, đơn nguyên, phòng, mã bưu chính và số điện thoại.

Địa chỉ tiếng Trung thường đi từ khu vực lớn đến nhỏ. Bản chữ Latinh thường đảo thứ tự, bắt đầu bằng người nhận và nơi ở, kết thúc bằng địa phương và quốc gia. Hai bản phải mô tả cùng một nơi; đổi thứ tự không được làm mất quận huyện hay số tòa nhà.

Lập địa chỉ từ thông tin người nhận

Tên người nhận được nhận biết tại nơi đến, hoặc tên công ty và người liên hệ.
Tỉnh hay đơn vị tương đương, thành phố, quận hoặc huyện.
Đường, số nhà và tên khu dân cư hoặc khu văn phòng nếu cần.
Tòa nhà, lối vào, tầng và phòng khi có.
Mã bưu chính đại lục sáu chữ số cùng số điện thoại liên hệ được với người nhận.

Mã bưu chính dùng để phân tuyến, không thay thế địa chỉ. Hãy xác nhận với người nhận. Công cụ có thể sắp xếp sáu chữ số gọn gàng nhưng không chứng minh chúng thuộc điểm giao hàng đó.

Sơ đồ: Tỉnh → Thành phố → Quận / huyện → Đường → Tòa nhà / căn hộ → Người nhận

Cùng một địa chỉ giả định theo hai thứ tự

Ví dụ dưới đây chỉ minh họa cấu trúc. Đường và thông tin tòa nhà là giả định, không dùng để giao hàng thật.

上海市浦东新区示例路18号2号楼501室
李明 收
邮编：200120

LI Ming
Room 501, Building 2
No. 18 Shili Road
Pudong New Area
200120 SHANGHAI
P.R. CHINA

Phòng và tòa nhà được giữ riêng trong cả hai dạng. Với chuyến gửi thực tế, dùng nội dung tiếng Trung đã được người nhận xác nhận và cách viết Latinh họ muốn dùng. Đừng tự đặt tên tiếng Anh cho khu dân cư nếu người giao hàng biết nơi đó bằng tên Trung Quốc.

Điền địa chỉ vào biểu mẫu của hãng vận chuyển

Biểu mẫu gửi quốc tế có thể chỉ có hai dòng địa chỉ cùng các trường thành phố, vùng và mã bưu chính. Đưa số nhà, tòa nhà và phòng vào các dòng địa chỉ, còn tên hành chính vào trường tương ứng. Kiểm tra bản xem trước nhãn cuối cùng, nhất là khi địa chỉ dài bị rút ngắn tự động.

Với thành phố trực thuộc trung ương như Thượng Hải, biểu mẫu có thể yêu cầu tên thành phố ở cả trường vùng lẫn thành phố. Làm theo yêu cầu của hãng nhưng vẫn giữ tên quận. Lặp thông tin bắt buộc ít gây hại hơn việc bỏ quận hay phòng để nhãn trông gọn hơn.

Nếu hãng chấp nhận chữ Hán, giữ thêm địa chỉ tiếng Trung trên gói hàng có thể giúp giao tại địa phương. Tên quốc gia vẫn phải rõ với đơn vị bưu chính nước gửi. Trước khi in, xác nhận các ký tự được chấp nhận và định dạng nhãn.

Phân biệt các chi tiết vị trí

Số sau tên đường có thể là số nhà, còn số khác chỉ một tòa trong khu. Trong ví dụ giả định, 18号 thuộc địa chỉ đường, 2号楼 là tòa 2 và 501室 là phòng 501. Gộp thành “18-2-501” có thể quen thuộc với người nhận nhưng bỏ mất nhãn giúp người khác hiểu từng phần.

Đừng suy ra tầng từ số phòng nếu người nhận chưa xác nhận. Phòng 501 thường gợi tầng năm, nhưng công cụ định dạng không biết hệ thống đánh số thật của tòa nhà. Giữ số phòng được cung cấp và chỉ thêm tầng khi đã biết thông tin đó.

Quận hoặc huyện vẫn quan trọng dù tên thành phố rất nổi tiếng. Những đường có tên gần giống có thể nằm ở các quận khác nhau, còn khu lớn có thể có nhiều lối vào. Hỏi tên khu dân cư hoặc khu văn phòng nếu người nhận thường dùng. Thêm chi tiết đã xác nhận có ích; một suy đoán có vẻ hợp lý từ bản đồ không thay cho xác nhận.

Dòng người nhận cũng quan trọng. Bưu kiện công ty có thể cần cả tên tổ chức và cá nhân hoặc bộ phận. Lễ tân tòa nhà có thể biết công ty nhưng không biết nhân viên cần nhận. Nếu hãng có trường ghi chú riêng, hãy để hướng dẫn như giờ tiếp nhận tách khỏi địa chỉ.

Kiểm tra nhãn sẽ in

Khi điền xong, xem bản nhãn thực tế thay vì chỉ nhìn các trường đã nhập. Kiểm tra mọi dòng có đủ không, chữ Hán hiển thị đúng không và tên dài có bị cắt không. Nếu biểu mẫu từ chối tiếng Trung, dùng bản Latinh đã được người nhận đồng ý trong trường bắt buộc và hỏi cách đính kèm thêm địa chỉ tiếng Trung.

Tên quốc gia phải đọc được với đơn vị bưu chính tại nơi gửi. Bưu kiện cần vào đúng tuyến quốc tế trước khi người giao địa phương đọc đường và phòng. Dòng P.R. CHINA rõ ràng có vai trò khác với địa chỉ địa phương bằng tiếng Trung; không dòng nào thay thế dòng kia.

Khi chuẩn bị nhãn bằng bảng tính, lưu mã bưu chính dưới dạng văn bản sáu ký tự. Đây là mã định danh, không phải đại lượng để tính toán. Phần mềm xóa số 0 đầu có thể làm còn năm chữ số dù địa chỉ gốc được chép đúng. Trước khi in hàng loạt, so nhãn xuất ra với mã bưu chính ban đầu của người nhận.

Nếu nhiều kiện cùng phải đến một nơi, kiểm tra mỗi kiện đều có cùng địa chỉ đã xác nhận. Đừng chỉ sửa tay trên một kiện nếu đơn gửi của hãng vẫn giữ phòng hoặc số điện thoại cũ. Cập nhật đơn theo quy trình bình thường của hãng để nhãn và hồ sơ giao hàng khớp nhau.

Tách địa chỉ khỏi yêu cầu gửi hàng

Địa chỉ đúng cấu trúc chỉ là một phần khi chuẩn bị bưu kiện quốc tế. Mô tả hàng, thông tin người nhận cần cho thông quan và giới hạn của hãng là các vấn đề riêng. Đừng đưa mô tả sản phẩm vào dòng địa chỉ để bù một trường còn thiếu, và đừng cho rằng địa chỉ có vẻ hợp lệ đồng nghĩa có dịch vụ giao.

Hồng Kông, Ma Cao và Đài Loan có hệ thống bưu chính và yêu cầu địa chỉ riêng. Không tự áp dụng quy ước mã sáu chữ số của đại lục trong bài này cho các nơi đó. Chọn đúng điểm đến mà hãng cung cấp và làm theo biểu mẫu tương ứng.

Tin nhắn xác nhận hữu ích nên có địa chỉ hoàn chỉnh theo đúng dạng sẽ gửi, số điện thoại và yêu cầu kiểm tra quận huyện, tòa nhà, phòng. Nếu người nhận sửa một mục, sửa cả bản tiếng Trung lẫn Latinh. Giữ hai bản chỉ có ích khi chúng vẫn mô tả cùng điểm đến.

Kiểm tra riêng liên hệ giao hàng

Dùng công cụ định dạng địa chỉ Trung Quốc để sắp các trường đã xác nhận và công cụ định dạng số điện thoại để chuẩn bị liên hệ. Công cụ địa chỉ không kiểm chứng tòa nhà tồn tại và không thay việc kiểm tra vùng giao của hãng.

Trước khi trả cước, gửi nhãn hoàn chỉnh cho người nhận xác nhận. Một lần kiểm tra ngắn quận huyện, tòa nhà, phòng và điện thoại hữu ích hơn việc làm một địa chỉ chưa đủ trông thật chuyên nghiệp.